Bạn có bao giờ cảm thấy khó khăn khi từ chối một yêu cầu hay một đề nghị nào đó trong công việc? Lo sợ rằng nếu từ chối, bạn sẽ làm tổn thương ai đó, mất đi sự tôn trọng hay làm giảm cơ hội thăng tiến của mình? Bạn có cảm thấy rằng bản thân phải làm tất cả mọi thứ mà người khác yêu cầu, dù cho không có thời gian, năng lực hay mong muốn?

Nếu câu trả lời là có, cho bất kỳ câu hỏi nào trên, bạn không phải là người duy nhất. Nhiều người trong chúng ta thường gặp phải những tình huống khó xử khi phải từ chối ai đó trong công việc. Tuy nhiên, từ chối một cách lịch sự không phải là điều không thể. Bạn có thể học cách từ chối một cách hiệu quả, vừa bảo vệ lợi ích của mình, vừa duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người khác.

Trong video này, Chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn những bước và những mẹo để có thể từ chối một cách lịch sự trong công việc. Bạn sẽ học được:

• Tại sao nên từ chối khi cần thiết?
• Làm thế nào để xác định những yêu cầu nào nên từ chối và những yêu cầu nào nên đồng ý?
• Làm thế nào để chuẩn bị cho việc từ chối?
• Làm thế nào để diễn đạt lời từ chối một cách rõ ràng, tử tế và chắc chắn?
• Làm thế nào để đối phó với những phản ứng tiêu cực sau khi từ chối?

Hãy bắt đầu nhé!

Tại sao bạn nên từ chối khi cần thiết?

Trước khi đi vào chi tiết về cách từ chối, hãy hiểu rõ tại sao bạn nên từ chối khi cần thiết. Có nhiều lý do tốt để từ chối một yêu cầu hay một đề nghị nào đó trong công việc, ví dụ như:

Bạn muốn tập trung vào những ưu tiên quan trọng, giữ cho công việc trong phạm vi khả năng và trách nhiệm, Bạn muốn bảo vệ sức khỏe và cân bằng cuộc sống, muốn tránh những xung đột lợi ích hay đạo đức, giữ uy tín và niềm tin của mình.

Khi từ chối một cách lịch sự, không chỉ bảo vệ lợi ích của mình, mà còn cho người khác biết rằng bạn có những giới hạn và những tiêu chuẩn của riêng mình. Đồng thời giúp người khác tìm kiếm những giải pháp khác phù hợp hơn với nhu cầu của họ, tránh được những hiểu lầm, những mâu thuẫn hay những hậu quả tiêu cực nếu đồng ý làm điều gì đó mà bạn không muốn hay không nên làm.

Tất nhiên, điều này không có nghĩa là nên từ chối mọi thứ mà người khác yêu cầu. Bạn cũng nên biết khi nào nên đồng ý để hỗ trợ người khác, để học hỏi những kỹ năng mới, để tạo dựng mối quan hệ hay để góp phần vào sự thành công chung. Điều quan trọng là phải xác định được những yêu cầu nào nên từ chối và những yêu cầu nào nên đồng ý.

Để xác định được những yêu cầu nào nên từ chối và những yêu cầu nào nên đồng ý, cần xem xét những yếu tố sau:

1. Mục tiêu: Yêu cầu đó có phù hợp với mục tiêu của bạn? Nó có giúp bạn hoàn thành công việc của mình? Nó có góp phần vào sứ mệnh và chiến lược của tổ chức hay không?

2. Thời gian: Bạn có đủ thời gian để làm yêu cầu đó hay không? Nó có ảnh hưởng đến những hạn chót hay những ưu tiên khác của bạn? Nó có cần thiết phải làm ngay hay có thể hoãn lại hay giao cho người khác không?

3. Năng lực: Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn có đủ để làm yêu cầu đó không? Nó có giúp phát triển những kỹ năng mới? Bạn có thể tìm kiếm sự hỗ trợ hay tư vấn từ ai đó không?

4. Mong muốn: Bạn có thực sự muốn làm yêu cầu đó không? Nó có mang lại cho bạn niềm vui, sự hài lòng hay sự tự hào, có phù hợp với giá trị và nguyên tắc của bạn không?

5. Quyền lợi: Những quyền lợi được hưởng là gì khi làm yêu cầu đó? Nó có mang lại cho bạn những lợi ích về mặt tài chính, danh tiếng, sự tôn trọng hay cơ hội thăng tiến, giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người yêu cầu không?

Nếu câu trả lời “có” chiếm đa số trong 5 mục ở trên. Bạn nên đồng ý với yêu cầu của người khác. Ngược lại bạn nên từ chối.

Làm thế nào để chuẩn bị cho việc từ chối?

Sau khi đã xác định được những yêu cầu nào nên từ chối, bạn cần chuẩn bị cho việc từ chối một cách kỹ lưỡng, không nên từ chối một cách vội vàng, thiếu suy nghĩ hay thiếu tôn trọng. Cũng không nên trì hoãn quá lâu để từ chối, vì điều đó có thể làm cho người khác cảm thấy bị bỏ rơi hay bị lừa dối.

Để chuẩn bị cho việc từ chối, cần làm những việc sau:

Cần có những lý do chính đáng và thuyết phục để từ chối một yêu cầu. Bạn không nên dùng những lý do giả dối, mập mờ hay không liên quan, tránh dùng những lý do cá nhân hay xúc cảm, vì điều đó có thể làm cho người khác cảm thấy bị xúc phạm hay bất công.

Giúp người yêu cầu tìm kiếm những giải pháp khác để giải quyết vấn đề của họ, đề nghị họ liên hệ với người khác có thể hỗ trợ, hoặc đưa ra những gợi ý hay tư vấn cho họ. Bạn cũng có thể đề xuất một thỏa thuận hoặc một sự điều chỉnh để làm cho yêu cầu đó phù hợp hơn với khả năng và mong muốn của bạn.

Nên từ chối một cách kịp thời, nhưng không quá sớm hay quá muộn, chọn một thời điểm mà người yêu cầu có thể lắng nghe và hiểu được lý do của bạn. Chọn một phương tiện giao tiếp phù hợp với tình huống và mối quan hệ với người yêu cầu. Nếu có thể, bạn nên từ chối trực tiếp qua điện thoại hay gặp mặt, vì điều đó cho thấy sự tôn trọng và chân thành. Nếu không thể, bạn có thể từ chối qua email hay tin nhắn, nhưng nên viết một cách rõ ràng, tử tế và chính xác.

Khi đã chuẩn bị cho việc từ chối, bạn cần diễn đạt lời từ chối một cách rõ ràng, tử tế và chắc chắn. Không nên dùng những ngôn ngữ mơ hồ, do dự hay xin lỗi quá nhiều. Đặc biệt không dùng những ngôn ngữ thô lỗ, cay độc, chỉ trích. Bạn nên dùng những ngôn ngữ trung thực, lịch sự và tôn trọng.

Để diễn đạt lời từ chối một cách rõ ràng, tử tế và chắc chắn, bạn có thể theo những bước sau:

Cảm ơn người yêu cầu vì đã tin tưởng và tôn trọng bạn, thể hiện sự quan tâm và thấu hiểu đến vấn đề của họ, dùng những từ như “Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi”, “Tôi rất trân trọng sự hợp tác của bạn” hay “Tôi hiểu rằng đây là một vấn đề quan trọng đối với bạn”.

Giải thích cho người yêu cầu biết tại sao bạn không thể làm điều họ yêu cầu. Dùng những lý do khách quan và hợp lý, không dính dáng đến cá nhân hay xúc cảm. Ví dụ dùng những từ như “Tôi không thể làm điều đó vì…”, “Điều đó không phù hợp với mục tiêu của tôi”, hay “Điều đó vượt quá phạm vi công việc của tôi”.

Giúp người yêu cầu tìm kiếm những giải pháp khác để giải quyết vấn đề của họ, đề nghị họ liên hệ với người khác có thể hỗ trợ, hoặc đưa ra những gợi ý hay tư vấn cho họ. Bạn cũng có thể đề xuất một thỏa thuận hoặc một sự điều chỉnh để làm cho yêu cầu đó phù hợp hơn với khả năng và mong muốn của bạn. Dùng những từ như “Bạn có thể thử liên hệ với…”, “Tôi có một số ý kiến cho bạn”, hay “Tôi có thể làm điều này nếu bạn có thể làm điều kia”.

Bạn nên chúc người yêu cầu thành công trong việc giải quyết vấn đề của họ, thể hiện sự hợp tác và sẵn sàng giúp đỡ trong tương lai. Dùng những từ như “Tôi mong bạn sớm giải quyết được vấn đề này”, “Tôi hy vọng bạn sẽ tiếp tục làm việc hiệu quả” hay “Tôi rất mong được hợp tác với bạn trong những dự án khác”.

Đây là một ví dụ về cách diễn đạt lời từ chối một cách rõ ràng, tử tế và chắc chắn:

Cảm ơn bạn đã gửi cho tôi bản báo cáo mới nhất của dự án XYZ. Tôi rất trân trọng sự hợp tác của bạn.

Tuy nhiên, tôi không thể góp ý cho bản báo cáo vào lúc này, vì tôi đang bận hoàn thành một dự án khác có hạn chót vào cuối tuần này. Đây là một dự án quan trọng đối với công ty và tôi không thể để lỡ. Tôi xin lỗi vì không thể giúp bạn lần này.

Bạn có thể thử liên hệ với anh Nam, người cũng tham gia vào dự án XYZ và có nhiều kinh nghiệm về viết báo cáo. Tôi nghĩ anh ấy sẽ có những góp ý hữu ích cho bạn. Bạn cũng có thể tham khảo một số mẫu báo cáo mà tôi đã gửi kèm trong email này. Tôi hy vọng chúng sẽ giúp bạn cải thiện bản báo cáo của mình.

Tôi mong bạn hoàn thành bản báo cáo một cách xuất sắc. Tôi rất mong được hợp tác với bạn trong những dự án khác.

Làm thế nào để đối phó với những phản ứng tiêu cực sau khi từ chối?

Khi từ chối một cách lịch sự, hầu hết mọi người sẽ hiểu và tôn trọng quyết định của bạn. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể gặp phải những phản ứng tiêu cực từ người yêu cầu, ví dụ như:

Họ cảm thấy bị xúc phạm, bị tổn thương hay bị bỏ rơi, cảm thấy bị từ chối, bị khinh rẻ, bất công. Họ cảm thấy thất vọng, lo lắng hay áp lực. Họ cố gắng thuyết phục, ép buộc hay đe dọa để bạn đồng ý.

Để đối phó với những phản ứng tiêu cực này, cần làm những việc sau:

Không để cho cảm xúc chi phối hành động của bạn, không nên tức giận, sợ hãi hay hối hận vì đã từ chối. Nên nhớ rằng bạn có quyền từ chối một cách lịch sự và bạn không có lỗi gì, hãy hít thở sâu và nghĩ một cách tích cực.

Lắng nghe và thấu hiểu cảm xúc của người yêu cầu, để cho họ nói ra những gì họ cảm thấy và tại sao họ cảm thấy như vậy. Bạn nên dùng những kỹ năng giao tiếp hiệu quả, như gật đầu, duy trì tiếp xúc mắt hay phản ánh lại những gì họ nói.

Thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đến người yêu cầu, sử dụng những ngôn ngữ lịch sự và thân thiện, như “Tôi hiểu bạn đang cảm thấy…”, “Tôi rất trân trọng sự hợp tác của bạn” hay “Tôi mong bạn thành công trong công việc của mình”. Tránh dùng những ngôn ngữ khiêu khích, châm chọc hay chê bai.

Nhấn mạnh rằng bạn đã cân nhắc kỹ lưỡng và quyết định của bạn là hợp lý và chính xác, khuyến khích họ tận dụng những giải pháp khác để giải quyết vấn đề của họ. Nên dùng những từ như “Tôi đã giải thích cho bạn rằng…”, “Tôi đã đề nghị cho bạn…” hay “Tôi tin rằng điều này sẽ giúp bạn”.

Duy trì quyết định của mình và không để cho người yêu cầu thay đổi ý kiến của bạn, từ chối một cách chắc chắn và không cho họ bất kỳ hy vọng nào. Kết thúc cuộc nói chuyện một cách lịch sự và không kéo dài quá lâu. Bạn nên dùng những từ như “Tôi xin lỗi, nhưng tôi không thể thay đổi quyết định của mình”, “Tôi hy vọng bạn sẽ tôn trọng quyết định của tôi” hay “Tôi phải kết thúc cuộc nói chuyện ở đây”.

Sau đây là một ví dụ về cách đối phó với một phản ứng tiêu cực sau khi từ chối:

Người A: Tôi cần bạn làm xong bản báo cáo này vào ngày mai. Đây là một công việc rất quan trọng và chỉ có bạn mới có thể làm được.

Người B: Cảm ơn bạn đã tin tưởng vào khả năng của tôi. Tuy nhiên, tôi không thể làm xong bản báo cáo này vào ngày mai, vì tôi đã có một kế hoạch làm việc khác và tôi không thể thay đổi được. Tôi xin lỗi vì không thể giúp bạn lần này.

Người A: Thế thì bạn phải hủy bỏ kế hoạch của mình đi. Bạn không thể từ chối yêu cầu của tôi được. Nếu bạn không làm xong bản báo cáo này, tôi sẽ báo cáo với sếp và bạn sẽ gặp rắc rối.

Người B: Tôi hiểu bạn đang cảm thấy áp lực và lo lắng về bản báo cáo này. Tuy nhiên, tôi không thể hủy bỏ kế hoạch của mình được, vì nó cũng liên quan đến một công việc quan trọng và có hạn chót. Tôi rất trân trọng sự hợp tác của bạn, nhưng tôi không thể làm điều gì đó mà vượt quá khả năng và trách nhiệm của mình.

Người A: Vậy thì bạn phải tìm cách nào đó để làm được cả hai công việc. Bạn không thể để cho tôi phải tự mình giải quyết được. Bạn phải có trách nhiệm với công việc của mình.

Người B: Tôi đã giải thích cho bạn rằng tôi không có thời gian để làm cả hai công việc. Tôi đã đề nghị cho bạn rằng bạn có thể liên hệ với chị Lan, người cũng có kinh nghiệm về viết báo cáo và có thể hỗ trợ bạn. Bạn cũng có thể tham khảo một số mẫu báo cáo mà tôi đã gửi cho bạn trước đó. Tôi tin rằng điều này sẽ giúp bạn hoàn thành bản báo cáo một cách tốt nhất.

Người A: Không, tôi không muốn liên hệ với chị Lan. Tôi chỉ muốn bạn làm bản báo cáo này cho tôi. Bạn không thể từ chối được. Bạn phải làm theo yêu cầu của tôi.

Người B: Tôi xin lỗi, nhưng tôi không thể thay đổi quyết định của mình. Tôi đã cân nhắc kỹ lưỡng và quyết định của tôi là hợp lý và chính xác. Tôi hy vọng bạn sẽ tôn trọng quyết định của tôi. Tôi phải kết thúc cuộc nói chuyện ở đây. Chúc bạn thành công trong công việc của mình.

Đó là những bước và những mẹo để bạn có thể từ chối một cách lịch sự trong công việc. Bạn hãy nhớ rằng từ chối không phải là điều xấu, mà là một kỹ năng cần thiết để bảo vệ lợi ích và cân bằng cuộc sống của mình. Hãy tự tin và lịch sự khi từ chối, và bạn sẽ nhận được sự tôn trọng và ngưỡng mộ từ người khác.

Thongthai.vn